Janusz Popłonkowski
Szkolenia jako inwestycja
W wielu organizacjach szkolenia wciąż traktowane są jako koszt – pozycja w budżecie, którą w razie trudniejszego kwartału można łatwo ograniczyć lub całkowicie wyciąć. Tymczasem szkolenia, podobnie jak inwestycje w technologie, marketing czy infrastrukturę, mają jeden podstawowy cel: zwiększać efektywność działania firmy. Różnica polega jedynie na tym, że zamiast maszyn czy systemów rozwijają one kompetencje ludzi, którzy z tych narzędzi korzystają na co dzień.
Jednocześnie ponad trzy czwarte firm deklaruje, że ich największym kapitałem i przewagą konkurencyjną są pracownicy. Jeśli jednak przyjrzeć się strukturze wydatków, często okazuje się, że środki przeznaczane są głównie na rozwiązania informatyczne, kampanie marketingowe, nowe biura czy środki trwałe, a rozwój kompetencji schodzi na dalszy plan. W takiej sytuacji warto zadać sobie pytanie, czy kapitał ludzki faktycznie jest dla organizacji kluczowy, czy raczej pozostaje wygodnym sloganem powtarzanym w strategiach i prezentacjach?
Brak przemyślanego podejścia do szkoleń nie oznacza jednak, że firmy w ogóle w nie nie inwestują. Częstą praktyką jest po prostu wysyłanie pracowników na wybrane przez nich szkolenia. Co ciekawe, nie jest to rozwiązanie całkowicie pozbawione sensu – większość pracowników wybiera bowiem szkolenia, które są przydatne w ich codziennej pracy. Problem pojawia się wtedy, gdy takie decyzje nie są powiązane z celami organizacji, nie wynikają z realnych potrzeb kompetencyjnych i nie są w żaden sposób oceniane pod kątem efektów.
W efekcie szkolenia stają się działaniem doraźnym, rozproszonym i trudnym do uzasadnienia biznesowo. Trudno mówić wówczas o inwestycji, skoro nie wiadomo, jaki problem miała ona rozwiązać i jaki przyniosła zwrot. Aby szkolenia rzeczywiście wspierały rozwój firmy, muszą być planowane, osadzone w szerszym kontekście i traktowane jako świadome narzędzie budowania przewagi konkurencyjnej – a nie przypadkowy wydatek.
Jak z głową inwestować w szkolenia?
Jeśli chcemy żeby szkolenia rzeczywiście wspierały rozwój firmy i przynosiły mierzalne efekty, nie mogą być zbiorem przypadkowych decyzji ani reakcją na chwilowe potrzeby. Kluczowe jest uporządkowane podejście, które łączy cele biznesowe, potrzeby kompetencyjne i rozsądne zarządzanie budżetem szkoleniowym.
Polityka szkoleniowa jako punkt wyjścia
Podstawą świadomego inwestowania w szkolenia jest polityka szkoleniowa, czyli zbiór zasad określających, w jaki sposób firma planuje i realizuje rozwój kompetencji pracowników. Dobrze zaprojektowana polityka szkoleniowa:
porządkuje decyzje dotyczące finansowania szkoleń i jasno określa, jakie działania rozwojowe są wspierane przez firmę,
wskazuje, kto odpowiada za identyfikację potrzeb szkoleniowych i zatwierdzanie udziału w szkoleniach,
pozwala uniknąć sytuacji, w której szkolenia są realizowane wyłącznie „okazyjnie” lub pod presją chwili.
Co istotne, polityka szkoleniowa nie musi być rozbudowanym dokumentem. Znacznie ważniejsze jest to, aby była spójna ze strategią firmy i faktycznie stosowana w praktyce.
Wyznaczanie priorytetów szkoleniowych
Nie każda potrzeba rozwojowa ma taką samą wagę biznesową. Inwestowanie „z głową” oznacza więc konieczność ustalenia priorytetów szkoleniowych. W praktyce warto odpowiedzieć sobie na pytania:
które kompetencje mają kluczowe znaczenie dla realizacji celów firmy w najbliższych kwartałach,
jakie umiejętności bezpośrednio wpływają na efektywność pracy, jakość obsługi klientów lub wyniki sprzedażowe,
gdzie brak kompetencji generuje największe ryzyka lub koszty.
Takie podejście pozwala skierować środki tam, gdzie mogą przynieść największy zwrot, zamiast równomiernie „rozpraszać” budżet szkoleniowy.
Badanie potrzeb szkoleniowych – nie tylko intuicja
Choć intuicja menedżerów i pracowników jest cennym źródłem informacji, sama w sobie nie wystarcza. Skuteczne badanie potrzeb szkoleniowych powinno opierać się na kilku perspektywach jednocześnie:
perspektywie organizacyjnej, czyli analizie celów strategicznych i wyzwań biznesowych,
perspektywie zespołów, obejmującej wyniki pracy, problemy operacyjne i oczekiwania wobec ról,
perspektywie indywidualnej, związanej z rozwojem kompetencji konkretnych pracowników.
Dzięki temu szkolenia nie są odpowiedzią na subiektywne odczucia, lecz na realne luki kompetencyjne.
Segmentacja potrzeb rozwojowych
Jednym z częstych błędów jest traktowanie wszystkich pracowników w jednakowy sposób. Tymczasem potrzeby szkoleniowe różnią się w zależności od:
poziomu stanowiska i zakresu odpowiedzialności,
roli pełnionej w organizacji,
etapu rozwoju zawodowego.
Segmentacja potrzeb pozwala lepiej dopasować formę, zakres i intensywność szkoleń, a co za tym idzie – efektywniej wykorzystywać budżet. Innych kompetencji potrzebuje menedżer, innych specjalista, a jeszcze innych nowy pracownik w procesie wdrożenia.
Jak znaleźć wartościowe szkolenia?
Nawet najlepiej zaplanowana polityka szkoleniowa i trafnie zidentyfikowane potrzeby nie przyniosą efektów, jeśli firma będzie inwestować w szkolenia o niskiej jakości lub niedopasowane do realiów pracy. Dlatego kluczowe znaczenie ma nie tylko to, w co firma inwestuje, ale również jak wybiera konkretne szkolenia i dostawców rozwoju.
Gdzie szukać wartościowych szkoleń
Na rynku dostępnych jest wiele form rozwoju – od szkoleń otwartych, przez szkolenia zamknięte, po kursy online i programy rozwojowe szyte na miarę. Wybierając szkolenia, warto zwracać uwagę nie tylko na atrakcyjny opis oferty, ale przede wszystkim na:
praktyczny charakter szkolenia i możliwość przełożenia wiedzy na codzienną pracę,
doświadczenie trenera w pracy z biznesem i znajomość realiów danej branży,
jasno określone cele szkoleniowe i zakres rozwijanych kompetencji,
rekomendacje innych firm lub wcześniejsze doświadczenia organizacji z danym dostawcą.
Warto pamiętać, że droższe szkolenie nie zawsze oznacza lepsze, podobnie jak niska cena często wiąże się z ograniczoną wartością merytoryczną. Znalezienie szkolenia spełniającego wyznaczone kryteria nie jest już takie trudne. W Polsce czołowym miejscem wiedzy o szkoleniach jest Eventis.pl - platforma ze szkoleniami, kursami i webinarami organizowanymi przez blisko tysiąc profesjonalnych firm szkoleniowych. Dzięki zagregowaniu ofert w jednym miejscu szybko możemy zapoznać się z ofertą rynku.
Ewaluacja szkoleń jako źródło wiedzy
Jednym z najczęściej pomijanych elementów procesu szkoleniowego jest ewaluacja. Tymczasem to właśnie ona pozwala firmie uczyć się, które szkolenia rzeczywiście wspierają rozwój kompetencji, a które nie przynoszą oczekiwanych efektów. Dobrze zaplanowana ewaluacja:
wykracza poza ocenę satysfakcji uczestników bezpośrednio po szkoleniu,
uwzględnia obserwację zmian w sposobie pracy i poziomie kompetencji,
dostarcza informacji przydatnych przy podejmowaniu kolejnych decyzji szkoleniowych.
Dzięki temu szkolenia przestają być jednorazowym wydarzeniem, a stają się elementem ciągłego doskonalenia organizacji.
Rola menedżera w wyborze i utrwalaniu efektów szkolenia
Kluczową rolę w skutecznym wykorzystaniu szkoleń odgrywają menedżerowie. Ich zaangażowanie znacząco zwiększa szanse na to, że wiedza i umiejętności zdobyte podczas szkolenia zostaną faktycznie wykorzystane w praktyce. Menedżer:
uczestniczy w wyborze szkolenia, dbając o jego dopasowanie do potrzeb zespołu,
przygotowuje pracownika do udziału w szkoleniu, jasno określając oczekiwania i cele,
wspiera wdrażanie nowych umiejętności po szkoleniu poprzez rozmowy, feedback i monitoring postępów.
Bez takiego wsparcia nawet najlepsze szkolenie może pozostać jedynie ciekawym doświadczeniem, które nie przekłada się na realną zmianę w pracy.
